Zrušení, obnovení a archivace: co se stane s historií

Deratik má na úklid jedno pravidlo: auditní stopu nemažeme, provozní nepořádek ano. Proto se místa ruší a provozovny archivují, místo aby se mazaly — historie zůstane dohledatelná a v seznamech vám přitom nezaclání.

Zrušení monitorovacího místa (ZMM)

Místo, které už neobsluhujete (odpadl stůl, zrušil se sklad, box zmizel nadobro), zrušíte dvěma způsoby:

1. Na detailu místa tlačítkem Zrušit místo (ZMM).
2. V terénu tím, že technik u místa zapíše stav ZMM. Uloží se to jako běžný odečet a místo se zruší samo.

Co se tím stane:

• Přestane se odečítat. Při dalších zásazích se místo technikovi nenabídne a v jejich protokolech se neobjeví ani mezi místy, která zůstala nezkontrolovaná. (Protokol zásahu, ve kterém se místo rušilo, ho pochopitelně nese dál.)
• Historie zůstane. V monitorovací tabulce po něm zůstane řádek s tím, co se na něm kdy našlo. Dohledáte ho dál, jen do něj už nic nepřibude.
• Vypadne ze stropu tarifu. Do počtu aktivních míst se počítají jen místa nezrušená a ležící na provozovně, kterou vedete jako aktivní.

Zrušení jde vzít zpět: na detailu místa je pak tlačítko Obnovit místo.

Odebrání pinu z půdorysu není zrušení místa. Místo zůstane aktivní i s celou historií, jen se vrátí mezi neumístěná. Auditor obojí čte jinak.

Naskenovaný QR štítek zrušeného místa

Když technik naskenuje štítek nalepený na boxu, jehož místo mezitím někdo zrušil, Deratik ho nepošle na 404 ani mu nenabídne štítek vyřadit. Otevře se párování s touhle větou:

Štítek je v pořádku, ale monitorovací místo, ke kterému patří, bylo zrušené. Nalepte na box štítek jiného místa, nebo se ozvěte do kanceláře, ať místo obnoví.

Je to schválně: technik u boxu musí poznat rozdíl mezi „špatný štítek" a „špatné místo". Vyřazovat štítek by tady byla chyba — vadné je místo, ne nálepka.

Archivace provozovny

Provozovnu, kterou už neobsluhujete, archivujte. V jejím detailu je Archivovat v nabídce dalších akcí.

Archivovaná provozovna zmizí ze seznamů a výběrů, ze statistik i z připomínek termínů. Protokoly, odečty a faktury zůstávají a její místa se přestanou počítat do stropu tarifu. Zpátky ji vrátíte kdykoli — v seznamu provozoven zapněte Zobrazit i archivované, otevřete ji a dejte Obnovit z archivu.

Archivace odběratele

U odběratele funguje archivace stejně (tlačítko je rovnou v hlavičce detailu): zmizí ze seznamů a výběrů, faktury a protokoly zůstanou dohledatelné a připomínky termínů jeho provozoven se zastaví.

⚠️ Archivace odběratele sama o sobě jeho provozovny nearchivuje. Zůstanou v seznamu provozoven a jejich aktivní místa se dál počítají do stropu tarifu. Když končí spolupráce, projděte i provozovny a archivujte je zvlášť.

Co smazat nejde a proč

Dokončený zásah a jeho protokol se nemažou nikdy. Nejde o opatrnost, ale o tři věci najednou:

• Zákon. Evidenci použitých přípravků — druh, množství, doba, místo a účel použití — ukládá § 61 odst. 1 písm. a) zákona č. 258/2000 Sb. a uchovává se pět let. Protokol je její nosič.
• Číslo dokladu. Přiděluje se ve chvíli dokončení zásahu a od té chvíle se nemění. Dokument s tím číslem už může být u odběratele i u auditora, takže díra v řadě je první věc, na kterou se auditor ptá.
• Podpis odběratele. Když je na protokolu podepsaný, je to potvrzení druhé strany, že zásah proběhl. Takový doklad se nemaže, nanejvýš se k němu vystaví další.

Co smazat jde

Naopak natvrdo zmizí to, co nic nedokládá:

• Naplánovaná zastávka, kterou jste založili omylem.
• Rozdělaný zásah, ve kterém ještě není žádný odečet. Jakmile v něm je první odečet, musíte ho buď dokončit, nebo ty odečty nejdřív smazat.
• Půdorys provozovny. Místa se tím neztratí, jen se odpojí od plánku a vrátí se mezi neumístěná.

Fakturu vystavenou s chybou stornujete. Zůstane v evidenci se stavem „stornována", její číslo se nerecykluje a správnou vystavíte jako novou.

Nechce se vám mazat, protože strop tarifu tlačí? Zrušte místa, která už neobsluhujete, a archivujte ukončené provozovny. Odečty ani protokoly se přitom nezastaví — strop brání jen zakládání dalších míst.