Všechny návody
Pokud už evidenci vedete v Excelu, nemusíte místa přepisovat ručně. Sešit nahrajete tak, jak je, a místa naimportujete najednou.
Jak na to
- V provozovně zvolte Import míst a nahrajte sešit Excelu (nový formát .xlsx i starší .xls). Funguje i tabulka uložená jako CSV.
- Má-li sešit víc listů, vyberte, které se naimportují. U každého listu vidíte, kolik má řádků a na kterém řádku import našel hlavičku. Předem zaškrtnuté jsou listy se stejnými sloupci jako první list s místy; skrytý a prázdný list zaškrtnutý není. Všechno zaškrtnuté se založí do provozovny, ve které import děláte; list s místy jiné provozovny odškrtněte a naimportujte ho v té provozovně.
- Přiřaďte sloupce: číslo místa, umístění, objekt, kategorii, typ zařízení a datum instalace. Povinný není žádný sloupec, každý řádek ale potřebuje číslo místa, nebo umístění. Přiřazení platí pro všechny vybrané listy, proto musí mít listy sloupce ve stejném pořadí; když nemají, import to řekne a nepustí vás dál.
- Zkontrolujte náhled (u sešitu s víc listy je u každého řádku název listu) a import potvrďte. Pod výsledkem uvidíte řádky, které se nezaložily, i s důvodem, u sešitu s víc listy i s názvem listu, třeba List „DER 2“, řádek 12.
Co mít v tabulce
Jeden řádek na monitorovací místo a tyto sloupce:
| Sloupec | Příklad | Jak ho import čte |
|---|---|---|
| Číslo | 4 | Celé číslo. Označení s písmenem („88a“) import odmítne; přečíslujte místo na volné číslo. Bez sloupce s číslem se čísluje od 1. |
| Umístění | Přízemí, sklad, pod regálem | Nepovinné. Řádek bez čísla i bez umístění import odmítne. |
| Objekt | Hala A | |
| Kategorie | DER | DER, DES, DEF nebo HYG (přečte i slova deratizace, dezinsekce, dezinfekce a hygiena). Prázdná buňka znamená DER, jiný text import odmítne. |
| Typ zařízení | T1 | Kód nebo název typu z Nastavení → Číselníky odečtu. Text začínající kódem („T1/Norat H“) se spáruje s T1. Typ, který v číselníku dané kategorie není, import odmítne. |
| Datum instalace | 27. 3. 2008 | Buňka s datem Excelu, nebo text 27.03.2008, 27/03/08 či 2008-03-27 (den, měsíc, rok). Datum, které nepřečte, ohlásí a místo založí bez data. |
Nad hlavičkou smí být nadpis tabulky: hlavičku import hledá v prvních patnácti řádcích každého listu. Hlavička smí být i přes dva řádky se sloučenými buňkami (třeba „Kontrola 2026“ a pod ní čísla měsíců); druhý řádek se nenačte jako místo. Řádek pod místy, který začíná „Celkem“, „Požery celkem“ nebo „Legenda“, bere import jako konec tabulky v tom listu a nic pod ním nenačítá; další list se čte normálně.
Když sešit nejde přečíst
- Zamčený heslem: v Excelu heslo odstraňte a nahrajte sešit znovu.
- Starý formát Excel 5.0/95: uložte ho v Excelu jako Sešit Excelu (.xlsx).
- Poškozený soubor: otevřete ho v Excelu a uložte znovu, nebo ho uložte přes Soubor → Uložit jako → CSV UTF-8.
- Větší než 25 MB: uložte listy s místy jako CSV UTF-8, CSV se čte po kusech a velikost nevadí.
Hromadný import celé kartotéky
Máte místa pro víc provozoven v jedné tabulce? V Nastavení najdete hromadný import celé kartotéky, který založí i odběratele a provozovny a čte sešity Excelu stejně.
- Typ zařízení páruje úplně stejně jako import v provozovně (kód, název, text začínající kódem). Typ, který v číselníku není, ukáže náhled ještě před zápisem: u každé takové hodnoty uvidíte, kolik řádků vyřadí. Typ založte v Číselnících odečtu (otevřou se v nové záložce) a klepněte na Zkontrolovat soubor znovu (soubor nemusíte nahrávat znovu).
- Opakovaný import bez sloupce s typem nezaloží místo navíc. Řádek bez typu se na provozovně, která už místa má, spáruje s místem stejného čísla i s předponou (řádek 5 najde místo M5). Když jsou tam místa 5 i M5, import neví, které z nich řádek znamená: řádek nezapíše a ukáže ho v chybných řádcích; doplňte mu v tabulce typ.
Historie kontrol z téže tabulky
Máte v tabulce vedle míst i měsíční sloupce s odečty (BP, PD, X…)? Až budou místa v provozovně, nahrajte stejný sešit do Další → Import historie kontrol. Postup je v článku Import historie kontrol z monitorovací tabulky.
Když to nejde nahrát: doděláme to za vás
Máte data v jiném tvaru, než import čeká: export z cizího systému, PDF, nebo jen fotku papírové tabulky? Na každé importní obrazovce je dole karta Nejde to nahrát? Doděláme to za vás. Vyberete soubor, jednou větou napíšete, co v něm je, a odešlete.
Soubor zůstává ve vašem účtu v Deratiku, e-mailem nám nic posílat nemusíte. Uloží se do vašeho úložiště, ne do naší pošty, a to je podstatné, protože v takové tabulce bývají adresy provozoven, plány objektů a kontakty na lidi. My se na soubor podíváme, data přeneseme a ozveme se, jakmile to zpracujeme. Stav žádosti vidíte na téže obrazovce, kde jste ji založili, a o vyřízení přijde e-mail.
Nahraný soubor smažete jedním klepnutím u své žádosti; zmizí i z našeho úložiště. Odstraní se také při zrušení účtu a je součástí zálohy v Nastavení → Export dat.
Pár mezí, ať to nepřekvapí: přijímáme Excel (.xlsx, .xls, .xlsm), CSV, ODS, PDF, fotky (.jpg, .png, .heic) a ZIP, nejvýš 4 MB na soubor a 10 souborů na jednu žádost. Fotky z mobilu zmenšíme za vás; větší sešit zabalte do ZIPu nebo pošlete jen list s daty. Rozpracovaných žádostí může být najednou pět.
Když si nevíte rady s něčím jiným než se souborem, ozvěte se nám.
Nepomohlo to?
Napište nám na info@deratik.cz nebo použijte tlačítko Zpětná vazba vpravo dole v aplikaci. Odpovídáme lidsky a rychle.