Záloha a export dat

Export je záloha celé firmy, ne výpis do tabulky, ale kompletní balík dat, dokladů a souborů. Stahuje ho majitel účtu v Nastavení → Export dat tlačítkem Stáhnout vše.

Co v exportu je

Balík má čtyři vrstvy:

Číselníky v tom výčtu nejsou navíc. Bez nich by byl vyvezený odečet jen řadou identifikátorů: z „BP" by se stal nesrozumitelný kód.

Dokumenty mají v záloze jméno, které jste jim dali v aplikaci, a leží ve složce podle toho, ke komu patří: dokumenty/firma/, dokumenty/odberatele/<odběratel>/ a pod ní složka provozovny, dokumenty/oznameni-a-dohody/ a dokumenty/certifikacni-loga/. Ostatní soubory drží stejnou cestu jako adresa v tabulce. Kde v záloze který soubor leží, říká v CSV sloupec s koncovkou _v_zipu vedle každé adresy souboru (třeba soubor_url_v_zipu).

Co v exportu schválně není: přístupové tokeny do portálu odběratele, tajemství dvoufázového ověření, pozvánky do týmu a záznam o proběhlých importech. Jsou to přihlašovací údaje a provozní log, ne evidence zásahu. Nechybí tam ani mlčky: vypisuje je soubor CHYBI.txt.

Protokoly z rozdělaných zásahů v exportu taky nejsou. Číslo protokolu se přiděluje až při dokončení zásahu, takže by šlo o náhled, ne o doklad. Kterých zásahů se to týká, se vypíše i s datem.

Chybí i PDF protokolů, které jste přesunuli do koše: smazaný protokol neplatí jako doklad. Řádky těch zásahů, jejich odečty a přípravky v tabulkách zůstávají a čísla protokolů vypíše CHYBI.txt.

Proč po částech

Celý balík se do jedné odpovědi nevejde. Kdyby byl export jeden odkaz, stáhla by se první část a vy byste z toho usoudili, že máte všechno, což se pozná až ve chvíli, kdy je pozdě.

Obrazovka proto projde řetěz částí za vás. Prohlížeč se nejspíš zeptá, jestli smí stáhnout víc souborů najednou; povolte to, jinak dostanete jen začátek.

Jak poznat, že je hotovo

• Během stahování obrazovka píše, kolik částí a kolik položek už má.
• Na konci se objeví zelené Hotovo: staženy všechny části. Dokud tam není, export úplný není.
• Když se cokoli pokazí, stahování se zastaví a napíše proč. Nikdy neskončí tichým „hotovo" nad neúplnou zálohou.

Pak otevřete tři soubory:

1. README.txt v první části: kolik protokolů, faktur, souborů a dokumentů k firmě patří.
2. MANIFEST.csv v první části: jmenný seznam všeho, co v záloze má být, a pod jakou adresou se na to odkazují tabulky. Podle něj si spojíte tabulky se soubory i za pět let.
3. CHYBI.txt v každé části: když se něco nepodařilo přiložit, stojí to tam i s důvodem.

⚠️ Stahujte všechny části najednou. Když někdo mezitím dokončí zásah nebo přiloží fotku, části k sobě přestanou patřit; Deratik to pozná a vyzve vás, ať začnete znovu. Rozstahované soubory pak můžete smazat.

Není to záloha pro jistotu, je to doklad

Evidenci použitých přípravků (druh, množství, doba, místo a účel použití) ukládá § 61 odst. 1 písm. a) zákona č. 258/2000 Sb. a uchovává se pět let.

Ta povinnost je vaše, ne naše. Deratik doklady drží a umí je vyrobit, dokud u nás máte účet. Že je za vás uchováme celých pět let, ale neslibujeme: naše práce je předat vám je v použitelné podobě. Proto si zálohu odkládejte průběžně, ne teprve při odchodu: po výmazu účtu už protokoly ani fotky nevyrobíme.

Výmaz účtu

O výmaz se žádá e-mailem na info@deratik.cz. Tlačítko v aplikaci na to schválně není a stojí za to říct proč.

Pětiletá evidence je zákonná povinnost vaší firmy. Kdo si ji smaže jedním klepnutím a jinou kopii nemá, dostane se do rozporu s vlastní povinností, a udělá to rychleji, než si to stihne rozmyslet. Postup je proto tříkrokový:

1. Žádost. Zaevidujeme ji a potvrdíme.
2. Export. Do 30 dnů musíte dostat kompletní zálohu. Bez zapsaného předání exportu se nemaže; ta lhůta není formalita, je to okno, ve kterém si data odnesete.
3. Výmaz. Po uplynutí lhůty smažeme data i soubory. Zůstane doklad o tom, že se výmaz stal.

Potřebujete na převod do jiného systému delší lhůtu? Napište si o ni před jejím koncem, odklad potvrdíme písemně.

Ze záloh data vypadnou podle vlastních lhůt, které máme popsané ve zpracovatelské smlouvě. Zvlášť do nich zasahovat není potřeba.