Záloha a export dat

Export je záloha celé firmy — ne výpis do tabulky, ale kompletní balík dat, dokladů a souborů. Stahuje ho majitel účtu v Nastavení → Export dat tlačítkem Stáhnout vše.

Co v exportu je

Balík má tři vrstvy:

Číselníky v tom výčtu nejsou navíc. Bez nich by byl vyvezený odečet jen řadou identifikátorů: z „BP" by se stal nesrozumitelný kód.

Co v exportu schválně není: přístupové tokeny do portálu odběratele, tajemství dvoufázového ověření, pozvánky do týmu a záznam o proběhlých importech. Jsou to přihlašovací údaje a provozní log, ne evidence zásahu. Nechybí tam ani mlčky — vypisuje je soubor CHYBI.txt.

Protokoly z rozdělaných zásahů v exportu taky nejsou. Číslo protokolu se přiděluje až při dokončení zásahu, takže by šlo o náhled, ne o doklad. Kterých zásahů se to týká, se vypíše i s datem.

Proč po částech

Celý balík se do jedné odpovědi nevejde. Kdyby byl export jeden odkaz, stáhla by se první část a vy byste z toho usoudili, že máte všechno — což se pozná až ve chvíli, kdy je pozdě.

Obrazovka proto projde řetěz částí za vás. Prohlížeč se nejspíš zeptá, jestli smí stáhnout víc souborů najednou; povolte to, jinak dostanete jen začátek.

Jak poznat, že je hotovo

• Během stahování obrazovka píše, kolik částí a kolik položek už má.
• Na konci se objeví zelené Hotovo — staženy všechny části. Dokud tam není, export úplný není.
• Když se cokoli pokazí, stahování se zastaví a napíše proč. Nikdy neskončí tichým „hotovo" nad neúplnou zálohou.

Pak otevřete tři soubory:

1. README.txt v první části — kolik protokolů, faktur a souborů k firmě patří.
2. MANIFEST.csv v první části — jmenný seznam všeho, co v záloze má být, a pod jakou adresou se na to odkazují tabulky. Podle něj si spojíte tabulky se soubory i za pět let.
3. CHYBI.txt v každé části — když se něco nepodařilo přiložit, stojí to tam i s důvodem.

⚠️ Stahujte všechny části najednou. Když někdo mezitím dokončí zásah nebo přiloží fotku, části k sobě přestanou patřit — Deratik to pozná a vyzve vás, ať začnete znovu. Rozstahované soubory pak můžete smazat.

Není to záloha pro jistotu, je to doklad

Evidenci použitých přípravků — druh, množství, doba, místo a účel použití — ukládá § 61 odst. 1 písm. a) zákona č. 258/2000 Sb. a uchovává se pět let.

Ta povinnost je vaše, ne naše. Deratik doklady drží a umí je vyrobit, dokud u nás máte účet. Že je za vás uchováme celých pět let, ale neslibujeme — naše práce je předat vám je v použitelné podobě. Proto si zálohu odkládejte průběžně, ne teprve při odchodu: po výmazu účtu už protokoly ani fotky nevyrobíme.

Výmaz účtu

O výmaz se žádá e-mailem na info@deratik.cz. Tlačítko v aplikaci na to schválně není a stojí za to říct proč.

Pětiletá evidence je zákonná povinnost vaší firmy. Kdo si ji smaže jedním klepnutím a jinou kopii nemá, dostane se do rozporu s vlastní povinností — a udělá to rychleji, než si to stihne rozmyslet. Postup je proto tříkrokový:

1. Žádost. Zaevidujeme ji a potvrdíme.
2. Export. Do 30 dnů musíte dostat kompletní zálohu. Bez zapsaného předání exportu se nemaže — ta lhůta není formalita, je to okno, ve kterém si data odnesete.
3. Výmaz. Po uplynutí lhůty smažeme data i soubory. Zůstane doklad o tom, že se výmaz stal.

Potřebujete na převod do jiného systému delší lhůtu? Napište si o ni před jejím koncem, odklad potvrdíme písemně.

Ze záloh data vypadnou podle vlastních lhůt, které máme popsané ve zpracovatelské smlouvě. Zvlášť do nich zasahovat není potřeba.