Rychlý přepis papírové kontroly od stolu

Když technik obchůzku zapíše na papír a do Deratiku ji přepisujete až v kanceláři, nemusíte klikat místo po místě. Na provozovně otevřete Další → Přepis papírové kontroly a celou obchůzku napíšete do tabulky, bez sáhnutí na myš.

Vznikne z toho jedna řádná kontrola s datem z papíru: dostane číslo protokolu, PDF, online protokol i e-mail odběrateli a počítá se do termínu příští kontroly, alertů i připomínek. Dokončíte ji obvyklou obrazovkou Dokončit zásah.

Přepis, nebo import historie?

Obě obrazovky berou data z papíru a snadno se pletou. Liší se tím, co z nich vznikne.

Papír starší než měsíc přepis pustí, ale zeptá se. Papír starší než rok odmítne a pošle vás na import historie — tak stará kontrola se odběrateli už neposílá.

Co musí být hotové předem

• Místa v provozovně. Přepis místa nezakládá ani neruší; nabízí ta aktivní, v pořadí obchůzky (podle kategorie a čísla).
• Kódovník stavů. V každé kategorii potřebujete klidový kód bez nálezu (BP, BV, OK…). Podle něj se předvyplní celá tabulka. Kód založíte v Nastavení → Číselníky odečtu.
• Přepis smí spustit majitel nebo manažer firmy. Technik svoji obchůzku zapisuje terénní obrazovkou — i offline, i druhý den.

Jak se to ovládá

1. Nahoře vyplňte datum z papíru (ne dnešek), kdo kontrolu provedl a případně odpovědnou osobu odběratele.
2. V tabulce jsou všechna místa předvyplněná klidovým kódem. Sahat musíte jen tam, kde technik něco našel.
3. Kód píšete zkratkou: pd, nepr, zt. Háčky ani tečky psát nemusíte, našeptávač pod polem ukazuje, co ze zkratky vyjde. Nabídku potvrdíte Enterem.
4. Sloupec Počet / úbytek se ptá podle kódu: kód s povinným počtem (V) chce kusy, u deratizace se jinak vyplňuje úbytek návnady v procentech. Kde má typ zařízení vlastní pole (pásma spotřeby návnady), sloupec úbytku se nenabízí. Místa s vlastními poli — povinnými nebo s počty podle druhu škůdce — poznáte podle štítku vlastní pole; ty údaje do tabulky nepatří a doplníte je v detailu místa.
5. Dole klepnete na Uložit a dokončit zásah. Odečty se zapíšou po dávkách a obrazovka přejde na dokončení, kde napíšete texty protokolu, ceny a necháte podepsat.

Neznámý kód přepis nepřeloží na nic podobného. PDD neskončí jako PD — řádek zčervená a napíše proč. Protokol je doklad; tiše opravený kód by byl nález, který na papíře nebyl.

Co přepis zastaví

Přepis nikdy nepřepisuje, co už v Deratiku je. Když narazí, řekne to a nezaloží nic:

• Na provozovně je rozdělaný zásah. Dokončete ho, nebo zahoďte. Jedna kontrola je jeden zásah a jeden doklad.
• Ten den už kontrola byla. Opravy se dělají v tom zásahu, ne druhým dokladem na tutéž návštěvu.
• Ten den drží importovaná historie. Přepis by měsíc započítal podruhé — do trendu, statistik i vyhodnocení účinnosti. Vraťte import toho dne, nebo zvolte jiné datum.
• V témž měsíci už kontrola byla. Tohle je jen upozornění: u čtrnáctidenního intervalu je to v pořádku, u měsíčního to bývá překlep v datu. Potvrdíte a pokračujete.

Kód ZMM (zrušení monitorovacího místa) v přepisu místo opravdu zruší, ale ke dnešnímu dni — ne ke dni z papíru. Když na datu zrušení záleží, opravte je v detailu místa.

Číslo protokolu u zpětného data

Číslo protokolu se přiděluje při dokončení, v pořadí vystavení — ne podle data kontroly. Kontrola z minulého měsíce dokončená dnes tedy dostane další volné číslo v řadě svého roku. V řadě nevznikne díra ani dvě stejná čísla a datum úkonu vedle čísla říká, kdy se doopravdy pracovalo. Přesně tak to auditor očekává u dokladu vystaveného se zpožděním.