Monitorovací kniha pro DDD: co v ní nesmí chybět

„Monitorovací kniha" je zavedený oborový název, ne pojem ze zákona ani z normy. Metodický pokyn SZÚ slovo „kniha" nepoužívá vůbec, BRCGS a IFS mluví o záznamech a plánu. Co je ale předepsané do detailu, je její obsah. Tady je, odkud se ten obsah bere a co se v něm nejčastěji zapomíná.

Kniha, protokol a auditní složka nejsou totéž

Tři pojmy se běžně pletou, a přitom je metodický pokyn SZÚ rozlišuje jako samostatné položky dokumentace.

Metodický pokyn SZÚ v kapitole 4 vedle sebe uvádí „servisní protokoly, protokoly z jednotlivých návštěv" a zvlášť „souhrnné zprávy za sledované období". Kdo obojí slije do jedné hromady papírů, u auditu hledá.

Devět dokumentů podle metodického pokynu SZÚ

Nejpřesnější český seznam obsahuje Metodický pokyn Státního zdravotního ústavu pro provádění speciální ochranné deratizace (Bubová, Acta hygienica 3/2020) v kapitole 4. Uvozuje ho větou:

„Provádění speciální ochranné deratizace odborně způsobilou osobou klient dokládá kontrolním orgánům na základě dokumentace."

A jmenuje devět položek:

1. kvalifikační předpoklady společnosti,
2. kvalifikační předpoklady odborně způsobilé osoby, tedy platné osvědčení,
3. servisní protokoly, protokoly z jednotlivých návštěv,
4. vyhodnocení účinnosti,
5. plány rozmístění deratizačních staniček,
6. popis integrovaného systému ochrany před škůdci, tedy plán deratizace,
7. souhrnné zprávy za sledované období,
8. seznam deratizačních přípravků,
9. bezpečnostní listy deratizačních přípravků.

První dvě položky mají DDD firmy nejčastěji jen u sebe v šanonu. Do knihy u klienta patří kopie, jinak klient při kontrole neprokáže, že zásah dělal někdo kvalifikovaný.

Kdo knihu vlastní a kde fyzicky je

Povinnost prokázat se dokumentací má klient, protože speciální ochrannou DDD musí ve své provozovně zajistit sám (§ 57 odst. 2 zákona č. 258/2000 Sb.). DDD firma dodává obsah, odpovědnost za doložení zůstává na provozu. Standardy to říkají stejně: BRCGS v klauzuli 4.14.9 ukládá provozu zajistit, aby doporučení dodavatele byla včas realizována, a IFS v 4.13.3 žádá, aby odpovědnost zůstala uvnitř firmy.

Kde přesně má kniha ležet, žádný z těch předpisů neurčuje. V praxi bývá u dokumentace HACCP nebo u vstupu do provozu, tedy tam, kde ji auditor najde bez shánění klíčů. Naopak co určené je: DDD firma si vlastní evidenci musí ukládat sama a nezávisle na tom, co je v knize u klienta.

Plán s rozmístěním staniček

Aktuální půdorys objektu s vyznačenými monitorovacími místy. Chtějí ho všechny tři standardy, jen tomu říkají jinak:

Číslování staniček v textu BRCGS ani IFS nenajdete, ty žádají identifikaci a umístění. Číslo místa přesto doporučujeme: metodický pokyn SZÚ ho uvádí mezi údaji, které je vhodné dát na štítek staničky. Víc v článku o umístění a kontrole staniček.

Záznamy jednotlivých kontrol

U každé návštěvy datum, jméno technika a stav každého místa. Používá se kódovník stavů, typicky „bez požeru", „požer / doplněno", „výměna", „ztráta". Kódovník musí být na knize vysvětlený, jinak jsou zkratky pro auditora nečitelné.

Stav „ztráta" není poznámka na okraj. BRCGS v klauzuli 4.14.5 žádá, aby chybějící staničky byly zaznamenány, přezkoumány a prošetřeny. To znamená vlastní záznam s vysvětlením, ne škrtnutí řádku.

Použité přípravky se u zásahu evidují podle § 61 odst. 1 písm. a) zákona č. 258/2000 Sb. v pěti polích: druh, množství, doba, místo a účel použití. Poslední pole je české specifikum, které zahraniční nástroje neznají.

Vyhodnocení účinnosti

Kontrolovat účinnost není doporučení, ale zákonná povinnost. § 56 písm. c) zákona č. 258/2000 Sb. ukládá osobě provádějící ochrannou DDD, že „je povinna kontrolovat její účinnost". Metodický pokyn SZÚ to v kapitole 3.11 opakuje a přidává, že odborně způsobilá osoba musí prokázat účinnost potvrzením, že dosažené výsledky odpovídají cílům z plánu dohodnutého s klientem.

Jak se to doloží, závisí na situaci:

• Běžně klesajícím trendem odchytů nebo úbytku nástrahy a ústupem znaků zamoření (trus, stopy, požerky, nory, poškozený materiál).
• Ve zvlášť závažných situacích nebo na objednávku zákazníka vážením monitorovací návnady před zásahem a po něm. Metodika považuje účinnost za dostatečnou při nulové nebo v průměru maximálně desetiprocentní spotřebě monitorovací návnady po skončení zásahu.

Deset procent je jediné tvrdé číslo účinnosti, které v českém prostředí existuje. Platí ale pro tu vážící metodiku, ne jako univerzální hranice pro každý zásah.

Souhrnná zpráva a trend za období

Metodický pokyn SZÚ chce, aby odchylky zjištěné při kontrolách byly zapisovány do protokolů a následně vyhodnoceny „v souhrnných zprávách deratizace za sledované období". Souhrnná zpráva je proto samostatná položka dokumentace, ne shrnující odstavec na konci protokolu.

Standardy chtějí totéž pod názvem trendová analýza: BRCGS 4.14.11 (minimálně ročně nebo při zamoření, s identifikací problémových oblastí a návrhem změny procedur) a IFS 4.13.7, který frekvenci neurčuje. Podrobně v článku o trendu výskytu.

Do knihy patří i výstup z hloubkového průzkumu. BRCGS ho v klauzuli 4.14.10 žádá minimálně jednou ročně a je to jiný typ dokumentu než běžná servisní zpráva.

Nápravná opatření až do uzavření

U problémových míst popis toho, co se udělalo, kdo to udělá a do kdy. Nápravné opatření se sleduje až do vyřešení. Oficiální výklad IFS se u auditu ptá i na to, jestli jsou dokumenty podepsané a datované oběma stranami, tedy dodavatelem i provozem.

Přípravky a bezpečnostní listy

Seznam použitých biocidních přípravků a jejich bezpečnostní listy. U listů se hlídá datum revize, ne jen to, že soubor existuje: podle čl. 31 odst. 9 nařízení REACH dodavatel list neprodleně aktualizuje a novou verzi označuje „Revize" s datem. List s R-větami je dnes prokazatelně zastaralý, protože formát podle nařízení (EU) 2020/878 platí od 1. 1. 2021 a staré listy směly být poskytovány do 31. 12. 2022.

Jak dlouho se to archivuje

Na jedné zakázce běží dvě různé lhůty a plete se to často.

Metodický pokyn SZÚ pětiletou lhůtu potvrzuje. Nesplnění evidenční povinnosti je přestupek s pokutou do 100 000 Kč (§ 92l zákona).

Papír, nebo elektronicky

Obava, že elektronická kniha u auditu neprojde, nemá oporu ani v českém, ani v mezinárodním předpisu. Metodický pokyn SZÚ v kapitole 4 říká:

„Dokumentaci je možné vést i v elektronické podobě prostřednictvím softwarových programů, ke kterým má klient on-line přístup."

BRCGS to v klauzuli 4.14.4 uzavírá stejně: „Records may be on paper (hard copy) or controlled on an electronic system (e.g. an online reporting system)."

Metodický pokyn jde ještě dál a počítá s čtením kódů v terénu: na štítek staničky doporučuje uvést kontakt na společnost, číslo staničky, prostor pro datum kontroly a QR kód či EAN — a dodává, že pokud je systém veden plně elektronicky a kódy se při prohlídkách načítají, prostor pro vepsání data na štítku nutný není.

Papírová kniha to všechno zvládne, ale za cenu dvojího přepisování. Digitální monitorovací kniha vzniká rovnou z odečtu, staničky se načítají QR kódem a klient do ní vidí online. Co po knize chce auditor konkrétně, rozebíráme v článku co po vás chce auditor BRC a IFS.

Text je informativní. Závazný výklad požadavků daného standardu a legislativy poskytuje auditor a příslušný předpis.