Monitorovací kniha

Monitorovací kniha je vžitý název pro složku, ve které je u klienta pohromadě celá dokumentace ochrany proti škůdcům. Není to pojem zákona ani certifikačního standardu — zákon č. 258/2000 Sb. mluví o evidenci, BRCGS a IFS o záznamech. Praktický obsah je ale dobře popsaný.

Metodický pokyn SZÚ 2020 vyjmenovává pro deratizaci devět dokumentů: kvalifikační předpoklady společnosti, platné osvědčení odborně způsobilé osoby, servisní protokoly, vyhodnocení účinnosti, plány rozmístění staniček, plán deratizace nebo popis integrovaného systému, souhrnné zprávy za období, seznam přípravků a bezpečnostní listy. Archivaci uvádí na 5 let.

Pozor na dvě různé retenční lhůty na jedné zakázce. Evidence použitých přípravků se podle § 61 odst. 1 písm. a) zákona č. 258/2000 Sb. ukládá 5 let, kdežto informace následného uživatele včetně bezpečnostních listů se podle čl. 36 odst. 1 nařízení REACH uchovávají nejméně 10 let od posledního použití látky. Bezpečnostní listy tedy ve složce přežijí protokoly.

Forma je volná. BRCGS Issue 9 v klauzuli 4.14.4 výslovně připouští záznamy papírové i řízené v elektronickém systému a metodický pokyn SZÚ 2020 vedení dokumentace softwarem, ke kterému má klient on-line přístup, sám doporučuje.